Aday Takip Sistemi

Basitlik

İnsan Kaynakları Yazılımının oldukça basit ve kullanıcı dostu bir arayüzü vardır. Bu arayüz; işe alım süreçlerinizdeki tüm gereksinimlerinizi eksiksiz ve doğru olarak yerine getirebilmeniz için yazılım ekibimiz tarafından özel olarak tasarlanmıştır. Kullanıcı arayüzü tasarımlarında, temel uluslararası UI/UX ilkeleri baz alınarak yapılan kullanıcı deneyimi analizlerinde elde edilen veriler kullanılmıştır.

Senaryolarla Analiz

Öncelikle, Aday Takip Sisteminde işe alım sürecinin uçtan uca tüm alt senaryoları oluşturulmuştur. Daha sonra, her bir senaryo, kullanıcının en az tıklama ve veri girişi yapmasını sağlayacak şekilde sadeleştirilerek revize edilmiştir. Sadeleştirmeler sırasında; her bir senaryonun en az sayfa içermesi, her bir sayfanın da en az arayüz bileşeni içermesi, gereksiz ve eksik bilgi içermemesine dikkat edilmiştir. Daha sonra, sadeleştirilmiş senaryolarda elde edilen ekranların taslakları İnsan Kaynakları Yazılımında oluşturularak, bu taslak ekranlarıyla, her bir senaryonun uçtan uca gerçeğe en yakın testleri yapılmıştır. Testlerde elde edilen geri bildirimlerle kullanıcı arayüzleri üzerinde son revizeler yapılmıştır.

UI/UX Kuralları

İK Yazılımının tüm arayüz tasarımlarında genel olarak aşağıdaki kurallara uyulmuştur:

⦁ Gereksiz Bilgi İçermemesi: Kullanıcının önüne aynı sayfada birçok bilgiyi sunmak, kafa karışıklıklarına ve aranan bilginin bulunmasında zaman kaybına neden olmaktadır. Bu yüzden, tüm sayfalar gereksiz hiçbir bilgi içermeyecek şekilde sade, basit ve anlaşılır şekilde tasarlanmıştır.

⦁ Tekrarlanan Bilgi İçermemesi: Bir sayfada bulunması gereken bilgi ne kadar önemli olursa olsun, tekrarlandığında, karmaşıklığa neden olur, kullanıcının aynı sayfada daha fazla bilgiyi okumak zorunda kalmasına ve dolayısıyla kullanıcının dikkatinin dağılmasına neden olur. O yüzden, tüm sayfalarda tekrarlanan bilgiler kaldırılmıştır.

⦁ Eksik Bilgi Llmaması: Aday Takip Yazılımında kullanıcının işe alım süreçleri boyunca ihtiyacı olan tüm bilgileri arayüzlerde bulamaması, sürecin devamlılığını olumsuz yönde etkiler. Bu nedenle, tüm sayfalarda bilgilerin eksiksiz şekilde kullanıcıya sunulması sağlanmıştır.

⦁ Doğru Bilginin Doğru Yerde Olması: İK Yazılımında tüm arayüzlerde, doğru bilginin, doğru ve ilgili olduğu yerde olması da büyük önem arz etmektedir. Gerekli, tekrarsız ve sadeleştirilmiş bilgiler doğru sayfalarda ilgili olduğu yerlerde kullanıcıya sunulmalıdır. Böylece, arayüzlerin, bilginin ve dolayısıyla tüm sürecin toplam karmaşıklığı en aza indirgenmesine katkıda bulunulmuş olur.

⦁ Bir İşlemin En Az Tıklama İle Yapılabilmesi: Aday Takip Sisteminde arayüzlerde, işlemlerin en az tıklama ve veri girişi ile yapılması; tüm sürecin toplam süresini ve karmaşıklığını en çok etkileyen etmenlerden biridir. Bu nedenle, olası tüm işlemlere ait senaryolar en ince ayrıntısına kadar incelenmiş ve tüm sayfalar en az tıklama ve veri girişi yapılacak şekilde tasarlanmıştır.

⦁ En Az Sayfa Kullanılması: Aday Takip Yazılımında, arayüzlerde, ne çok az, ne de çok fazla sayfa oluşturulmuştur, olması gereken optimum sayıda sayfa oluşturularak karmaşıklığın azaltılması sağlanmıştır.

⦁ Her Sayfada En Az Bileşen Kullanılması: Aday Takip Yazılımında, sayfalarda kullanılan metin, düğme, seçenek vb. tüm bileşenlerin sayısı azaltılarak, işlemlerin hızlıca yapılması sağlanmıştır.

⦁ Bilgiye Erişimin Kolaylaştırılması: Tüm arayüzlerde, sayfalar arası linkler verilerek, erişim hızının artırılması sağlanmıştır.

⦁ En Az Sayıda Renk Kullanılması: Aday Takip Sisteminde, arayüzlerde kullanılan renklerin tonları ve sayısı büyük önem arz etmektedir. Renklerin kullanıcının gözlerini yormayan ve veriler arasındaki farklılıkları kolayca ortaya koyabilecek tonlarda olması gerekir. Ayrıca, görsel karmaşıklığa yol açmaması için mümkün mertebe en az sayıda renk ve renk tonu kullanılmıştır.

⦁ İyi Bir Dil ve Terminoloji Kullanılması: İnsan Kaynakları Yazılımı, çok dilli kullanımı desteklemektedir. Aday Takip Sisteminde Türkçe dil kurallarına uyulmasına özenle dikkat edilmiştir. Ayrıca, tüm bilgilerin ve terimlerin İnsan Kaynakları terminolojisine uygun olmasına çalışılmış, aynı bilgiyi ihtiva eden bilginin birçok yerde fakat şekillerde isimlendirilmesinin önüne geçilmiştir.

Her Şeyi Bir Arada Görün

Aday Takip Yazılımı ana ekranda gelen dashboard, her şeyi grafiklerle bir arada görebilmek ve analiz edebilme adına çok önemli bir araçtır. Dashboard ile tüm şirketlerinizin, açılmış tüm pozisyonlarınızın, adaylarınızın ve İK ekibinizdeki her bir İK Uzmanınızın durumlarını grafiklerle görebilir, onların performanslarını kolayca ölçebilir ve değerlendirebilirsiniz.

Aşağıdaki grafiklerle şu bilgileri görebilirsiniz:

Şirket – Pozisyon Sayısı: Aday Takip Yazılımı ile, bu grafik ile İnsan Kaynakları Yazılımında tanımlı tüm şirketlerinizdeki pozisyonların toplam sayılarını bir arada görebilirsiniz. Eğer İnsan Kaynakları Yazılımında birden fazla şirketiniz tanımlanmış ise, pozisyonlarınızın şirketlere dağılımını tek bir grafikte görmek sizin için önemli bir bilgi olabilir.

Pozisyon Aday Sayısı: Aday Takip Yazılımında, bu grafik ile açılmış tüm pozisyonlarınızdaki adaylarınızın toplam sayılarını görebilirsiniz. Bu grafik, pozisyonlarınızdaki iş yükünü kolayca görmenizi sağlayacaktır. İnsan Kaynakları Yazılımında, hangi pozisyonda kaç adayın yüklü olduğunu görmeniz, o pozisyonlara atayacağınız İK Uzmanlarınızın sayısını da doğru orantılı şekilde belirleyecektir.

Süreç Pozisyon Sayısı: Aday Takip Sisteminde, bu grafik ile şirketiniz için tanımladığınız Mavi Yaka, Beyaz Yaka, Altın Yaka, her bir sürecinizde toplam kaçar adet pozisyon olduğunu görebilirsiniz. Böylece, şirketinizin ağırlıklı hangi yaka için alım yaptığını daha net görebilir, ekip için planlamanızı ona göre yapabilirsiniz.

Kullanıcı – Aday Sayısı: Aday Takip Sisteminde, bu grafik ile ekibinizdeki her bir İK Uzmanına atanmış aday sayılarını görebilirsiniz. Böylece, kullanıcılarınız arasında eşit ve adil iş dağılımını sağlayabilirsiniz. Bu grafik; hem ekip içi adaletin sağlanması, hem izlenebilirliğin sağlanması, hem de ekibinizin performans değerlerinin ölçülmesi açısından dashboard’un en önemli grafiklerinden biridir.

Adım – Aday Sayısı: Aday Takip Sisteminde, bu grafikte, işe alım sürecinizin her bir adımdan kaçar adet adayınız olduğunu görebilirsiniz. Bu şekilde, işe alım süreçlerinizde, en çok hangi adımda darboğaz oluştuğunu, hangi adıma personel desteği gerektiğini çok net bir şekilde görebilirsiniz. Gerekirse, darboğaza uğrayan adıma personel desteğinde bulunabilirsiniz veya iş alım sürecinizi daha verimli hale getirebilmek için adımları revize edebilirsiniz.

Kullanıcı – Görev Sayısı: İK Yazılımında, bu grafikte ekibinizdeki her bir kullanıcınıza atanmış toplam görev sayılarını görebilirsiniz. Şirket içinde görev dağılımlarını bir arada görmek, personelin performans takibi açısından önem arz etmektedir.

Pozisyon Bazında Grafikler: İK Yazılımında, her bir şirketteki tüm pozisyonlar için de “Adım – Aday Sayısı” ve “Kullanıcı – Aday Sayısı” grafikleri ile, pozisyona özel grafikler görmek ve böylece pozsiyon bazında analizler yapmak mümkündür. Böylece, pozsiyon nezdinde yapılan analizlerle potansiyel problemleri ve darboğazları önceden görerek proaktif bir şekilde gerekli önlemleri almak mümkündür.

Testler: İK Yazılımında, bu grafikte toplam atanmış testleri ve bunların tamamlanma ve değerlendirme durumlarını görebilirsiniz. Bu grafik testlerin genel durumu hakkında bilgi vermekle beraber, herhangi bir sorun olduğunun tespit edilmesi durumunda, testleri çözecek adaylara veya değerlendirecek değerlendiricilerle temasa geçilerek, tüm testleri tamamlanması sağlanabilir.

Kullanıcılar: İnsan Kaynakları Yazılımında, bu grafikte her bir kullanıcınıza atanmış pozisyonları ve her bir pozisyondaki toplam aday sayılarını bir arada görebilirsiniz. Böylece, kullanıcın iş yoğunluğunun en çok hangi pozisyonda olduğunu görmek mümkündür.

Çoklu Şirket Yönetimi

Aday Takip Yazılımı ile birden fazla şirketinizin işe alım süreçlerini tek bir platformdan yönetebilirsiniz. Bunun için, İnsan Kaynakları Yazılımında tüm şirketlerinizi tanımlayıp, her bir şirketiniz altında ihtiyaç duyduğunuz tüm pozisyonları oluşturmanızı yeterlidir. Şirketlerinizde işe alım süreçlerinize dâhil olacak tüm İK Uzmanlarınız, Teknik Yöneticileriniz ve karar vericiler için sizin belirlediğiniz yetki ve izinlerde kullanıcılar oluşturabilir, onları ilgili oldukları pozisyonların paydaş listelerine ekleyebilirsiniz.
Böylece; İK Uzmanlarınız, Teknik Yöneticileriniz ve karar vericilerinizle birlikte; tüm işe alım süreçlerinde sahip olunan yetki ve izinler dahilinde işlemler yapabilir; ortak bir sinerji ve işbirliği ile tüm pozisyonların en uygun adaylarla, daha hızlı ve daha kolay şekilde kapanması sağlanabilir. Eğer birden fazla şirketiniz varsa ve tüm işe alım süreçlerinizi bir noktadan yönetmek istiyorsanız, İnsan Kaynakları Yazılımı ile bunu kolaylıkla başarabilirsiniz. Öncelikle, Aday Takip Sisteminde şirketlerinizi tanımlamanız gerekir. Aday Takip Sisteminde şirketinizle ilgili logo, kontak bilgisi, adres, telefon, e-posta vb. tüm bilgileri tek bir pencereden hızlıca tanımlayabilmenize imkân sağlar.

Şirketlerinize Özel Pozisyonlar Oluşturun

İK Yazılımında her bir şirketiniz için ayrı ayrı pozisyonlar oluşturabilirsiniz. Bunu için yapmanız gereken tek şey, pozisyonu oluştururken, hangi şirket altında oluşturacağınızı belirtmenizdir. İnsan Kaynakları Yazılımı, bu pozisyonu ve bu pozisyona yüklenmiş tüm adayları artık o şirketle ilişkili olarak saklayacaktır. Böylece, birden fazla şirketinizin işe alım süreçlerini yürütürken, daha az karışıklık içinde olacaksınız. Şirketlerinizden birini devre dışı bırakmanız durumunda, o şirket altında oluşturulmuş tüm pozisyonlarınız da otomatik olarak devre dışı hale gelecektir, böylece tüm pencerelerinizde devre dışı bırakılmış şirketinizin pozisyonlarını ve bu pozisyonlara yüklenmiş adaylarınızın hiçbirini görmeyeceksiniz.

Şirketlerinizde Pozisyonların Genel Durumlarını Görün

İK Yazılımı, ana sayfada, şirketlerinizdeki her bir pozisyonun durumunu kolaylıkla görebilirsiniz. Hangi şirketlerinizde kaç adet pozisyon oluşturulduğunu görebilirsiniz. Böylece, şirketleriniz arasındaki işe alım yoğunluğunu tek bir grafikte kolaylıkla görebilirsiniz. Gerekirse, sizin için önemli olan şirketlerinize ait pozisyonlarınıza daha fazla insan gücü aktarabilirsiniz.

Adaylarınızı Şirketlerinize Göre Filtreleyin

Aday veritabanınızdaki tüm adayları şirketlerinize göre filtreleyebilirsiniz. Böylece, sadece seçtiğiniz şirketler altında oluşturulmuş pozisyonlara yüklenmiş adayları pencerelerinizde görürsünüz. Bu filtre, ilgisiz verilerin ekranlarınızda görünmemesini sağlar, size daha temiz bir çalışma ortamı sağlar.

İşe Alım Sürecine Dâhil Olacak Kullanıcılarınızı Tanımlayın

Aday Takip Sistemini kullanarak, tüm şirketleriniz altında işe alım sürecine dâhil olacak İK Uzmanlarınız, Teknik Yöneticileriniz ve Karar Vericileriniz için sizin belirlediğiniz izin ve yetkilerde kullanıcılar oluşturabilirsiniz. Bunun için, Aday Takip Yazılımında her bir kullanıcı için 100’den fazla izin ve yetkinin tanımlanabildiği çok gelişmiş bir Rol Sistemi kullanılmaktadır. Kullanıcılarınızı tanımladıktan hemen sonra, onları sadece ilgili oldukları pozisyonların paydaş listelerine ekleyebilirsiniz. İnsan Kaynakları Yazılımında her bir kullanıcı sadece ilgili oldukları pozisyonlar üzerinde yetkileri dâhilinde işlem yapabilir ve pozisyonla ilgili bilgilendirmelerden haberdar olabilir.

Neden Özelleştirilmiş İşe Alım Süreçlerine İhtiyaç Vardır?

Her şirket farklı pozisyonlarda işe alımlar yapar. Bir yazılım uzmanının, elektrik teknisyeninin, doktorun veya bir üst düzey yöneticinin işe alım süreçleri birbirinden farklıdır. Bazı pozisyonlarda, sadece teknik testler önemli iken, bazı pozisyonlarda kişilik envanterleri, bazı pozisyonlarda da yabancı dil testleri önemli olabilir. Hatta bazı pozisyonlarda hiçbir test veya envanter önemli olmayıp, adayın sadece geçmiş çalışmaları, portföyü veya el yetenekleri dikkate alınabilir. Bu nedenle, işe alım süreçlerinin pozisyonlara göre özelleştirilmesi çok önemlidir. Dünya genelinde, İnsan Kaynaklarında mavi yaka, beyaz yaka ve altın yaka olmak üzere 3 farklı işe alım süreci tanımlanmaktadır. Ancak, bu süreçleri olduğu gibi kullanmak zorunda değilsiniz, siz her bir süreci Aday Takip Sisteminde kendi firmanıza göre yeniden tanımlayabilir, tamamen kendi firmanıza göre özelleştirebilirsiniz.

Süreçlerinizi Siz Tanımlayın

Aday Takip Sistemi ile, şirketlerinizde kullandığınız mavi, beyaz, altın yaka veya size özel tüm işe alım süreçlerinizi kolaylıkla tanımlayabilirsiniz. İnsan Kaynakları Yazılımını kullanarak, bir süreç tanımlamak oldukça kolaydır; sürecinizi adını yazar ve başlangıç adımını seçersiniz. Böylece, Aday Takip Yazılımında sürecinin oluşmuş olur. Sürecinizi oluştururken sürecinizi Varsayılan Süreç olup olmadığını da belirtebilirsiniz. Bir süreç, Varsayılan Süreç ise, tüm pozisyon oluşturmalarda pozisyonun süresi Varsayılan Süreç olarak seçilir, fakat kullanıcı isterse, İK Yazılımında pozisyonun sürecini değiştirebilir.

Daha sonra, Aday Takip Yazılımında süreçlerinizde yer almasını istediğiniz tüm adımları sürecinize dâhil edin ve sürecinize uygun şekilde adımlar arasındaki geçişlerinizi tanımlayın. Burada İK Yazılımında tüm adım geçişlerinizi mantık kurallarına uygun şekilde yapmanızı tavsiye ederiz. Özellikle, kullanıcının adayın durumunu kazara yanlış bir adıma ataması durumunu öngörerek; DÜZELTME isminde bir adım tanımlamanızı ve sürecinizdeki tüm adımlardan DÜZELTME adımına ve DÜZELTME adımından da diğer tüm adımlara geçişler tanımlamanızı tavsiye ederiz. Böylece, Aday Takip Yazılımında, bir adayınızı kazara bir sonraki adıma atadıysanız, önce DÜZELTME adımına daha sonra da olması gereken adına tekrar atayarak bu hatayı kolaylıkla giderebilirsiniz.

Pozisyonlarınızı Oluştururken En Uygun Süreci Seçin

Adaylarınızın Durumlarını İçinde Bulunduğu Pozisyonun Sürecine Göre Güncelleyin

Bir süreç adımlardan ve bu adımlar arası geçiş kurallarından oluşur. Adaylarınızla ilgili sayfayı açtığınızda adayın şu anki durumu ve içinde bulunduğu pozisyonun sürecine göre atanabileceği sonraki adımlar ekrana gelir. Siz, adayın durumunu güncelleyerek, süreç boyunca uygun adımlar arasında gezinmesini sağlayabilirsiniz.

Kolayca Pozisyonlarınızı Oluşturun

İnsan Kaynakları Yazılımı ile pozisyonlarınızı kolayca oluşturabilirsiniz. İK Yazılımını kullanarak pozisyon oluştururken; İşe Alınacak Kişi Sayısı, Zorunlu Nitelikler, Tercih Edilen Nitelikler, Kişisel Yetenekler, Pozisyon Tanımı, Dış Kaynak olup olmadığı, Görev Yeri, Çalışma Saatleri, Ulaşım, Yemek, Maaş Zammı, Fazla Mesai, Yan Haklar, Özel Sigorta, Pozisyon Önceliği, Maaş vb. tüm bilgileri girebilirsiniz. Böylece İK Yazılımı üzerinde tüm pozisyonlarınızı tek formatta tanımlamış olursunuz.

Paydaş Listelerinizi Belirleyin

Aday Takip Sistemi ile pozisyonlarınız için paydaş listeleri tanımlayabilirsiniz. Bir pozisyon üzerinde yapılan tüm değişikliklerde İK Yazılımı o pozisyonun tüm paydaşlarına mesaj ve mail göndererek, pozisyonunun ilgililerinin anlık olarak bilgilendirilmesini sağlar. Bu ekip içerisinde, işe alım sürecine dâhil olan tüm kullanıcıların pozisyon ile ilgili tüm değişikliklerde paydaş listesindeki kişilerin anlık olarak haberdar edilmesi işe alım sürecinin sağlıklı şekilde yürütülmesi için büyük önem arz etmektedir.

Özel Alanlarınızı Belirleyin

Aday Takip Yazılımını kullanarak, oluşturduğunuz bir pozisyondaki adaylarınıza, işe alım sürecinin her bir adımında sorulacak mülakat sorularınızı kolaylıkla tanımlayabilirsiniz. Bunun için Özel Alanlar tanımlamanız yeterlidir. Short Text, Checkbox, Radio Button, Date Picker, Time Picker, Select List ve Paragraph olmak üzere toplam 7 farklı özel alan tanımlayabilirsiniz. Daha sonra, oluşturduğunuz tüm bu özel alanları, işe alım sürecinin her bir adımında aday sorulacak sorular olarak ekranlara ekleyebilirsiniz.

Short Text: En fazla 255 karakterli kısa metin içeren özel alandır.

Checkbox: Birden fazla seçeneğin sunulduğu ve aynı anda bir veya daha fazla seçeneğin seçilebilen özel alandır.

Radio Button: Birden fazla seçeneğin sunulduğu ve aynı anda sadece bir seçeneğin seçilebilen özel alandır.

Date Picker: Tarih bilgisi girilebilen özel alandır.

Time Picker: Zaman bilgisi girilebilen özel alandır.

Select List: Birden fazla seçeneğin sunulduğu ve aynı anda sadece bir seçeneğin seçilebilen özel alandır.

Paragraph: En fazla 4000 karakterli uzun metin içeren özel alandır.

Mülakat Sorularını Belirleyin

Aday Takip Yazılımını kullanarak, işe alım sürecinin her bir adımında aday sorulacak mülakat soruları belirleyebilirsiniz. İnsan Kaynakları Yazılımı, oluşturulan her pozisyon için bir adet ekranı (screen) otomatik olarak oluşturur. Bu ekranda, Aday Takip Yazılımında pozisyonun sürecinin her bir adımında sorulacak soruları tanımlayabilirsiniz. Bunun için daha önceden tanımlanmış özel alanları kullanabilirsiniz. Böylece, bir pozisyonu; tanımından, her bir adımındaki sorulacak sorulara kadar uçtan uca tamamını kolaylıkla özelleştirebilirsiniz.

Adaylarınızı Akıllıca Filtreleyin

Adaylarınızı; Şirket, Pozisyon, Adım, Raporlayan, Atanan ve Kaynağına göre filtreleyebilirsiniz. Böylece, aday veri tabanınız içinde, sadece görüntülemek istediğiniz adayları sergiler ve onlar üzerinde işlemler yapabilirsiniz.

Kara Listedeki Adaylarınızı Fark Edilebilir Şekilde Görün

İşe alım sürecinde bir adayınızla olumsuz bir deneyim yaşadığınızı ve bu adayı Kara Listeye aldığınızı düşünün. Daha sonra ekibinizden başka bir İK Uzmanınız kara listeye alınmış bu adayı başka bir pozisyona yüklediğinde veya adayın kendisi açık olan başka bir iş ilanınıza başvurduğunda, bu aday sistemde fark edilebilir şekilde kırmızı renkte sergilenir. Kara listedeki bir aday, hem aday listesinde, hem de aday detayı penceresinde kırmızı ile işaretlenerek sergilenir. Böylece, siz ve İK ekibinizin tekrar olumsuz bir deneyim yaşamasının önüne geçmiş olursunuz.

Manuel Adaylar Oluşturun

İnsan Kaynakları Yazılımını kullanarak manuel adaylar oluşturabilirsiniz. Bunun için; İnsan Kaynakları Yazılımı üzerinde adayın Adı, Soyadı, E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Ülke, Şehir ve Pozisyon bilgilerini girdikten sonra CV vb. tüm dokümanları adaya ekleyebilirsiniz.

Toplu CV Yükleyin, Adaylarınızı Topluca Oluşturun

Elinizde, bir pozisyon için kariyer platformlarından elde ettiğiniz bir yığın CV olduğunu düşünün. Bu CV’leri manuel olarak tek tek yüklemeniz, zamanınızı alacaktır; hatta her bir adayın manuel olarak sisteme eklenmesi yaklaşık 1 dakika gibi bir süre alabilir. Aday Takip Sisteminin Toplu CV Yükleme özelliğini kullanarak, onlarca CV’yi birkaç saniyede otomatik olarak sisteminize yükleyebilirsiniz. Aday Takip Sistemi; CV içeriklerini analiz ederek; adayların adı, soyadı, e-posta, telefon ve diğer tüm bilgilerini CV içeriklerinden otomatik olarak tespit eder ve adayın bilgilerine otomatik olarak yükler. Sizin, hiçbir bilgiyi manuel olarak girmeniz gerekmez!

Adaylarınızın Süreç Boyunca Durumunu Güncelleyin

İK Yazılımını kullanarak, bir adayın durumunu, işe alım sürecinin hangi adımında olduğunu anlık olarak güncelleyebilirsiniz. Böylece, adaylarınızı tüm süreç boyuna kolaylıkla izleyebilir ve yönetebilirsiniz. İK Yazılımı üzerinden, adaylarınızın durumunu; tek bir tuşa basarak Telefon Mülakatı, Teknik Mülakat, Görüntülü Görüşme, Yüz Yüze Görüşme, Referans Mülakatı, İş Teklifi, İşe Yerleştirildi veya Olumsuz olarak güncelleyebilirsiniz.

Adaylarınızı Kendinize veya Başka Kullanıcılarınıza Atayın

Adaylarınızın Raporlayan ve Atanan bilgilerini güncelleyebilirsiniz. Böylece, adaylarınızı ister kendinize, isterseniz de başka bir kullanıcıya atayabilirsiniz. Bir pozisyon için yüklediğiniz adaylarınızı tüm ekip arkadaşlarınız arasında eşit sayılarda paylaştırarak, iş yükünün ekip içinde dengeli şekilde dağılmasını sağlayabilirsiniz. Böylece, hem işleriniz erken biter, hem de ekip içinde adil bir dağılım sağlanır.

Adaylarınıza Dokümanlar Ekleyin

Adaylarınıza; CV, Sertifika, Mezuniyet Belgesi, Kişilik Envanteri Raporları, Test Sonuç Raporları vb. birçok dokümanı kolaylıkla ekleyebilirsiniz. Adaylarınızla ilgili tüm dokümanları ve raporları bir yerde bulmak size zaman kazandırır.

Adaylarınızın Genel Bilgilerini Girin

Adaylarınızın Genel Bilgi ekranında tüm bilgileri bir arada görebilir ve birçok işlemi kolaylıkla yapabilirsiniz. Tek bir ekranda; adaylarınızın Adı, Soyadı, E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Ülke, Şehir ve Pozisyon gibi genel bilgilerini bir arada görebilir; e-posta adresi düğmesine basarak adayınıza e-posta gönderebilir, telefon düğmesine basarak cep telefonunuzun otomatik olarak adayınızı aramasını sağlayabilir ve SMS düğmesine basarak adayınıza SMS gönderebilirsiniz.

Adaylarınıza Testler Atayın

Adaylarınıza teknik testler, yabancı dil testleri ve kişilik envanterleri gönderebilir, onların karakterlerini, teknik yetkinliklerini ve dil yeteneklerini doğruya en yakın şekilde ölçebilir ve değerlendirebilirsiniz. Aday Takip Yazılımımızda, onlarca sayıda teknik test ve yabancı dil testleri mevcuttur. Bu testleri içe aktararak ücretsiz olarak kullanabilirsiniz. Böylece aşağıdaki hazır testleri ücretsiz olarak kullanabilir ve adaylarınıza yönlendirebilirsiniz:

• Genel Testler: MS Word, MS Excel, Genel Muhasebe, Genel Yetenek Testi
• Bilişim Testleri: Java, C#, C/C++, Python, GO, JavaScript, PHP, Unity3D, SAP ABAP, HTML, CSS
• Yabancı Dil Testleri: İngilizce, Fransızca, Almanca
• Kişilik Envanterleri: MMPI (Çok Yönlü Kişilik Envanteri), Hacettepe Kişilik Envanteri, DISC Envanteri

Adaylarınızla Yüz Yüze, Telefon, Görüntülü Görüşmeler Oluşturun

Adaylarınızla kolaylıkla Yüz Yüze Görüşme, Telefon Görüşmesi ve Görüntülü Görüşmeler oluşturabilirsiniz. İşe alım süreci boyunca tüm mülakatlarınızı yüz yüze, telefonla veya görüntülü olarak yapabilirsiniz. Yapmanız gereken tek şey; Aday Takip Yazılımı üzerinden istediğiniz türdeki görüşmeyi oluşturmaktır; sistemimiz gerekli görüşme bilgilerini adaylarınıza hem e-posta, hem de SMS olarak iletecektir.

Genel Testler: MS Word, MS Excel, Genel Muhasebe, Genel Yetenek Testi

Mülakat Sorularınızı Tanımlayın ve Adayların Cevaplarını Kaydedin

Aday Takip Sistemini kullanarak, işe alım sürecinizi ve tüm adımlarını firmanıza özel olarak tanımlayabilirsiniz. Örneğin, Beyaz Yaka İşe Alım Süreci adlı bir süreç oluşturabilir ve bu süreç için Telefon Mülakatı, Teknik Mülakat, Görüntülü Görüşme, Yüz Yüze Görüşme, Referans Mülakatı, İş Teklifi, İşe Yerleştirildi, Olumsuz adımlarını oluşturduğunuzu varsayalım. Daha sonra bu sürecin her bir adımında, adaylarınıza soracağınız mülakat sorularınızı tanımlayabilir ve mülakatlar sırasında adaylardan aldığınız yanıtları kayıt altına alabilirsiniz.

Adaylarınıza Yorumlar Yazın

Adaylarınıza yorumlar yazabilirsiniz, böylece adaylarınızla ilgili notlarınızı kayıt altına alabilirsiniz. Böylece, gerekli hatırlatma ve bilgilendirmeleri hem kendinize hem de ekip arkadaşlarınıza yaparak ekip içi iletişimi ve dolayısıyla iş verimliliğinizi artırırsınız.

Tüm Geçmiş Kayıtları Saklayın

Adaylarınızla ilgili tüm işlemlerin geçmiş kayıtları otomatik olarak saklanır. Dilerseniz, geçmiş kayıtlar içinde; adaylarınızla ilgili hangi işlemin, kimin tarafından, ne zaman yapıldığı bilgisine ulaşabilirsiniz. Böylece, geçmiş işlem kayıtlarının takibini yapabilir, olumsuz durumların yaşanması durumunda ekip içinde inkâr edilmezliği sağlamış olursunuz.

Tek Tuşla Adaylarınızı Arayın

İnsan Kaynakları Yazılımı, sizin az zamanda daha çok adaya ulaşmanızı sağlamak üzere tasarlanmıştır. Bu anlamda, Aday Takip Sistemi birçok kolaylaştırıcı işlevi ile size hem zaman kazandırır, hem de iş gücü ihtiyacınızı ciddi anlamda azaltır. Aday Takip Sisteminin kolaylaştırıcı özelliklerinden bir tanesi de; tek bir tuşa bastığınızda cep telefonunuzun otomatik olarak dilediğiniz adayı aramasıdır. İnsan Kaynakları Yazılımı, veri tabanınızdaki bir adayınızın cep telefonu numarasının hemen yanındaki telefon düğmesine bastığınızda, cep telefonunuza yüklediğiniz uygulama ile otomatik olarak iletişime geçer, cep telefonunuza adayın telefonu numarasını araması için komut gönderir ve cep telefonunuz adayı otomatik olarak arar. Siz telefonunuza bağlı kulaklığınızı kullanarak adayınızla kolaylıkla görüşebilirsiniz. Böylece, telefonunuza hiç dokunmadan İnsan Kaynakları Yazılımı üzerinden telefon görüşmelerinizi başlatır ve bitirirsiniz. İster tüm adayların sergilendiği tablodaki telefon düğmesine, isterseniz de adayın detay ekranı üzerindeki telefon düğmesine basarak telefon görüşmelerini başlatabilirsiniz.

Ek Bir Ücret Ödemezsiniz

İK Yazılımı üzerinden, telefon düğmesine bastığınızda, cep telefonunuzun otomatik olarak adayınızı araması için Aday Takip Yazılımı cep telefonunuza bir komut göndermektedir. Bu nedenle, telefon görüşmeleri için ayrıca bir ücret ödemeniz gerekmez. Çünkü, cep telefonunuz mevcut telefon operatörünüz üzerinden mevcut tarifeniz ile arama yapmaya devam eder. Bu yeni özellik; size bir yandan kolaylık sağlarken, öte yandan herhangi bir masraf çıkarmayacaktır.

Görüntülü Görüşmeler Organize Edin

Aday Takip Sistemini kullanarak adaylarınızla Görüntülü görüşmeler organize edebilirsiniz. Yapmanız gereken, tek şey adayınızı seçmek ve görüşme için bir zaman seçmektir. Görüntülü görüşmenizi organize ettiğinizde, İK Yazılımı tüm görüşme blgilerini adayınıza hem e-posta hem de SMS mesajı ile gönderir. Böylece, adaylarınızı görüşme zamanı, görüşme linki, görüşmeci bilgisi vb. konularda tamamen bilgilendirmiş olur. Görüşme linkinin adayınıza gitmediği durumlarda, adayın ekranına giderek buradaki görüşme linkini kopyalamanız yeterlidir. Daha sonra bu linki adayınıza whatsapp veya başka bir yolla da iletebilirsiniz.
Aday Takip Yazılımı üzerinden, bir adayınızla şimdiye kadar kaç adet görüşme organize ettiğinizi, bu görüşmelerin ne zaman başlayıp ne zaman bitirildiği gibi görüşme ile ilgili tüm detayları tablo halinde görebilirsiniz.

Adaylarınıza Görüşme ve Testler Atadığınızda Onlara Otomatik SMS Gider

İK Ekibinizden bir İnsan Kaynakları Uzmanınız, Aday Takip Sistemini kullanarak, bir adayınız ile kolaylıkla Yüz Yüze Görüşme, Telefon Görüşmesi veya Görüntülü Görüşme organize edebilir. Fakat, İK ekibinizdeki İnsan Kaynakları Uzmanlarınızın en sıklıkla karşılaştıkları problem, adayın görüşmeye zamanında veya hiç katılmamasıdır. Bu durumun birçok nedeni olmakla birlikte, en başta gelen neden, adayın görüşmeye katılmayı unutmasıdır. Bu durumu engellemek ve adayların görüşmelere katılımın en üst düzeye çıkarılmasını sağlamak için Aday Takip Sistemi, adaylarınıza Görüşme Yeri, Görüşme Tarihi, Görüşme Linki vb. tüm görüşme bilgilerini hem e-posta hem de SMS mesajı ile adaylarınıza gönderir. Böylece, adaylarınız hem kendilerine gelen e-postalar yoluyla, hem de İnsan Kaynakları Yazılımı üzerinden cep telefonlarına gelen SMS mesajları yoluyla görüşme yeri, zamanı vb. konularda bilgilendirilmiş olurlar.

Adaylarınıza Gönderilen Tüm SMS Mesajlarını Bir Arada Görün

Aday Takip Yazılımında, adaylarınıza gönderdiğiniz tüm SMS mesajlarını bir arada görebilirsiniz. Böylece dilediğiniz zaman; hangi adaya, hangi telefon numarası üzerinden, ne zaman, ne içerikli bir SMS mesajı gönderdiğinize dair sorgulamalar yapabilirsiniz. Adaylarınızın kendilerine görüşme, test veya envanter atamaları konusunda herhangi bir e-posta veya SMS mesajı almadıklarını belirten adaylarınız için SMS gönderim kontrollerini Aday Takip Yazılımı üzerinde kolaylıkla yapabilirsiniz.

Adaylarınıza Manuel SMS Gönderin

Dilerseniz, İK Yazılımını kullanarak adaylarınıza daha önceden bir SMS mesajını manuel olarak tekrar gönderebilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken, sadece İK Yazılımında SMS düğmesine basmaktır. Ayrıca, dilerseniz bir adayınıza yeni baştan yeni bir SMS mesajı da gönderebilirsiniz. Aday Takip Yazılımı, size yeni SMS mesajları oluşturmanızı veya önceden gönderdiğiniz SMS mesajlarınızı güncelleyerek adaylarınıza yeniden göndermenizi sağlar.

Kendi E-Posta Şablonlarınızı Tanımlayın

Aday Takip Sistemi ile, işe alım sürecinize özel e-posta şablonları oluşturabilirsiniz. Böylece, işe alım süreci boyunca adaylarınızı e-posta şablonlarıyla süreç hakkında bilgilendirebilirsiniz. İK Yazılımını kullanarak, daha önceden oluşturduğunuz Pozisyon Durduruldu, Pozisyon İptal Edildi, Pozisyon Kapandı gibi e-posta şablonlarını kullanarak adaylarınızı pozisyonlarınızın durumları hakkında hızlıca bilgilendirebilir, Pozisyon Tanımı e-posta şablonu ile pozisyon hakkında detaylı bilgi almak isteyen adaylarınıza da pozisyon tanımlarını gönderebilirsiniz. Ayrıca, İK Yazılımını kullanarak, İş Teklifi ve İşe Giriş Belgeleri şablonlarını kullanarak, adaylarınıza iş teklifi gönderebilir, iş teklifinizi kabul eden adaylarınıza işe giriş belgelerini gönderebilirsiniz. Aşağıdaki E-posta Şablonu oluşturma ekranıyla, e-postanızın Konu ve Gövdesini oluşturabilirsiniz. Ayrıca, e-posta gövdesi içinde <<Person.FullName>>, <<Job.JobName>> ve <<Job.Url>> isimli 3 adet özel etiket kullanabilirsiniz. Bu etiketleri kullandığınızda, e-postanız için özel etiketlerinizin içerdiği bilgiler otomatik olarak sistem tarafından doldurulur. Özel etiketlerin içerdiği bilgiler aşağıdaki gibidir:

<<Person.FullName>>: Bu özel etiketi e-postanın gövdesi içinde kullanırsanız, Aday Takip Sistemi bu özel etiket yerine, e-posta gönderilecek adayın adı ve soyadı ile değiştirir.

<<Job.JobName>>: Bu özel etiketi e-postanın gövdesi içinde kullanırsanız, Aday Takip Sistemi bu özel etiket yerine, e-posta gönderilecek adayın atandığı pozisyonun adı ile değiştirir.

<<Job.Url>>: Bu özel etiketi e-postanın gövdesi içinde kullanırsanız, Aday Takip Sistemi bu özel etiket yerine, e-posta gönderilecek adayın atandığı pozisyonun linki ile değiştirir.

Kendi E-Posta Şablonlarınızı Tanımlayın

İnsan Kaynakları Yazılımını kullanarak, işe alım süreçleriniz boyunca adaylarınıza gönderdiğiniz tüm e-postaları liste olarak bir arada görebilirsiniz. Böylece, İK uzmanlarınızın adaylarınıza ilettiği tüm e-postaların içeriklerini ve gönderilme zamanlarını İnsan Kaynakları Yazılımında bir arada görerek, adaylar tarafından talep edilmesi durumunda, e-posta gönderme hatalarını kolaylıkla analiz edebilirsiniz. Ayrıca, İK Yazılımı sayesinde, İK ekibinizin manuel olarak da e-posta gönderip göndermedikleri konusunda inkâr edilmezliği de tam olarak sağlamış olursunuz.

Testler Oluşturun

Aday Takip Yazılımını kullanarak, teknik testler, yabancı dil testleri ve kişilik envanterleri oluşturabilir veya adaylarınız atayabilirsiniz ve böylece onların pozisyonlara uygunluklarını doğruya en yakın şekilde tespit edebilirsiniz.

Testinizi Adayınıza Atayın

Bir testi adayınıza atamak için adayınızı, testi ve son teslim tarihini girip, test atamasını oluşturmanız yeterlidir. Aday Takip Yazılımı, adayın hem e-posta adresine hem de cep telefonuna bildirim de bulunacaktır. Adaylarınız, ister e-posta üzerinden gelen test linkine isterlerse de cep telefonlarına gelen SMS mesajı içerisindeki test linkine tıklayarak testi başlatabilirler.

Test Cevaplarını Kontrol Edin

Aday Takip Yazılımını kullanarak, adaylarınızın çözdükleri testlerin cevaplarını hızlıca kontrol edebilirsiniz. Adayınızın kaç puan aldıklarını, hangi soruları doğru, hangi soruları yanlış cevapladıklarını görebilirsiniz. Böylece, diler kendi oluşturduğunuz firmanıza özel testler, dilerseniz de sistemimizde tanımlı olan hazır testleri kullanarak, adaylarınızın pozisyonlara uygunluklarını doğruya en yakın şekilde tespit edebilirsiniz.

Kendinize ve Ekibinize Görev Atayın

Aday Takip Yazılımını kullanarak, işe alım süreçlerinizde kendinize ve ekibinize görevler atayabilir, görevlerin tamamlanma durumlarını tek bir platformda görebilirsiniz. Böylece, kendinizin ve tüm ekibinizin hem görev takibini yapabilir, hem de performanslarını ölçebilirsiniz. Aday Takip Sistemini kullanarak oluşturduğunuz bir görev için, Görev Adı, Görev Açıklaması, Son Teslim Tarihi, Raporlayan, Atanan bilgilerini girdikten sonra, varsa görevle ilgili dosyaları da ekleyebilirsiniz. Görevlere dosya eklenmesi çoğu zaman işini ciddi anlamda kolaylaştıracaktır. Böylece, görevle ilgili ekleri ayrıca e-posta veya başka bir ortamdan göndermek zorunda da kalmazsınız. Eklenen dosyalarda büyüklük ve dosya türü gibi kısıtlamalar yoktur. PDF, Excel, Word vb. dilediğiniz formatta dosyalarınızı görevlerinize ekleyebilirsiniz. İnsan Kaynakları Yazılımında oluşturduğunuz görevleri kendinize veya ekip arkadaşlarınıza atayabilirsiniz. Aday Takip Yazılımının Görevler özelliğini, İnsan Kaynakları departmanınızdaki tüm işe alım süreçlerinizdeki görevleri tanımlayabilir, yönetebilir ve durumlarını sergileyebilirsiniz. Görevlerinize eklediğiniz Son Teslim Tarihi, büyük önem arz etmektedir. Ekibinizdeki kişilere görevler atayabilirsiniz, fakat atadığınız görevlere termin tarihleri eklemediğiniz sürece, görevlerinizin takip etmekte ciddi sorunlar yaşayabilirsiniz. Bu nedenle, Aday Takip Sistemini kullanarak bir görev tanımladığınızda, tanımladığınız görev için Son Teslim Tarihi bilgisini mutlaka girmenizi tavsiye ederiz.

Ekibinizin Performansını Ölçün

Aday Takip Yazılımı ile, ekibinizin görev durumu raporlarını, üzerlerine atanmış aday ve mülakat sayılarını içeren detaylı raporları kullanarak, hem ekibinizin performansını ölçebilir, hem de ekip içinde eşit iş dağılımını sağlayabilirsiniz. Bu ekip içindeki huzurun ve adil iş dağılımının sağlanması için önemlidir. İK Yazılımında, bir görev TO DO, IN PROGRESS ve DONE olmak üzere 3 adımda bulunur. İK Yazılımında, tüm görevlerin sayısını, durumlarını ve her bir kullanıcıya atanmış görev sayılarını grafiklerle görebilirsiniz.

Kullanıcı Raporları Üretin

İnsan Kaynakları Yazılımını kullanarak, sistemden tanımlı tüm kullanıcılarınız için detaylıca Kullanıcı Raporları üretebilirsiniz. İK Yazılımında, Kullanıcı Raporlarını kullanarak, İK ekibinize atanmış aday ve görevlerin durumlarını bir arada görebilir, ekibinizin performansı kolaylıkla ölçümleyebilirsiniz.

Rolleriniz için İzinler Tanımlayın

Aday Takip Yazılımında tanımladığınız rolleriniz için 100’ün üzerinde erişim iznini etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz. Bu izinler, daha kolay yönetilebilmesi için izin grupları altında gruplandırılmışlardır. Aday, Adım, Ana Ekran, Bildirim, E-Posta, Ek, Ekran, Fatura, Geçmiş, Görev, Görüşme, Kullanıcı, Özel Alan, Pozisyon, Rol, SMS, Sohbet, Soru, Süreç, Şirket, Test, Yorum gibi birçok izin grubu mevcuttur. Tanımladığınız bir rol için, bu izin grupları altındaki izinlerinizi etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz. Bunu yapmak için, ilgili iznin düğmesini açmanız veya kapamanız yeterlidir.

Tanımladığınız Rollerde Kullanıcılarınızı Oluşturun

İnsan Kaynakları Yazılımını kullanarak, kullanıcılarınızı tanımlamak ve işe alım süreçlerinize dâhil etmek çok kolay! İK Yazılımı ile, daha önceden oluşturulmuş rolleri kullanarak hızlıca kullanıcılar oluşturabilirsiniz. Aday Takip Yazılımında, belirli rollerde kullanıcılarınız tanımladığınızda, kullanıcı adı ve şifre gibi önemli kullanıcı bilgileri, kullanıcılarınızın e-posta adreslerine sistem tarafından otomatik olarak gönderilir. Daha sonra, kullanıcılarınız kendilerine gelen e-posta içerisindeki kullanıcı bilgilerini kullanarak, Aday Takip Sistemine giriş yapabilir ve hemen çalışmaya başlayabilirler. İhtiyacınız olduğunda, dilerseniz, kullanıcılarınızı etkinleştirebilir, devre dışı bırakabilir veya silebilirsiniz. İK Ekibinizden bir İK Uzmanınızın işten ayrılması durumunda bu kullanıcıya ait geçmiş kayıtların silinmesini istemiyorsanız, bu durumda İK Yazılımında ilgili kullanıcıyı devre dışı bırakmanız yeterli olacaktır. Böylece, hem verileriniz kaybolmaz, hem de işten ayrılan kullanıcının sisteme girişi tamamen engellenmiş olur.

Pozisyonunuzu İş İlanına Dönüştürün

İnsan Kaynakları Yazılımını kullanarak, tek bir tuşla pozisyonlarınızı iş ilanlarına dönüştürerek iş ilanlarınız için linkler oluşturabilirsiniz. Daha sonra bu linki, web sitenizin kariyer bölümünde, Linkedin vb. kariyer platformlarında ve sosyal medya hesaplarınızda paylaşabilirsiniz. Bu linklere tıklayarak iş ilanlarınıza başvuran tüm adaylarınız aday veri tabanınıza otomatik olarak dâhil edilirler. Bir pozisyonunuzu iş ilanına dönüştürmek için yapmanız gereken, İK Yazılımında pozisyon tanım penceresinde “İş İlanı” seçeneğini aktif hale getirmektir. “İş İlanı” seçeneğini aktif hale getirdiğinizde Aday Takip Yazılımı size iş ilanınız için otomatik olarak benzersiz bir iş ilanı linki üretecektir.

İş İlanınızı Web Sitenizde Yayınlayın

İş ilanlarınızı Linkedin, Facebook, Twitter vb. kişisel veya kurumsal sosyal platformlarınızda yayınlayabilirsiniz. Yapmanız gereken, sosyal platformunuzda oluşturduğunuz yayında iş ilanınızla ilgili birkaç cümle yazmak ve daha sonra Aday Takip Yazılımı tarafından üretilen benzersiz iş ilanı linkini burada paylaşmanızdır. Daha sonra, sosyal platform hesaplarınızda bu yayınları gören adaylarınız bu linke tıklayarak iş ilanlarınıza kolayca başvurabilirler.

Adaylarınızın İş İlanınıza Kolayca Başvurmalarını Sağlayın

Adaylarınız yayınladığını iş ilanı linkine tıkladığında iş ilanınıza ait tüm detayları ve çalışma şartlarını bir arada görecektir. Adaylarınız, ilan içeriklerini inceledikten sonra, işin niteliklerinin ve çalışma şartlarının kendisi için uygun olduğunu düşünüyorsa, İK Yazılımında “Başvur” düğmesine basar ve ekrana gelen “Başvuru Formu” üzerindeki bilgileri girerek iş başvurusunu tamamlar.

İş İlanınıza Yapılan Başvurularınızı Ayırt Edilebilir Olarak Görün

Aday Takip Sistemi, iş ilanlarınıza yapılan tüm bireysel iş başvurularını otomatik olarak veri tabanınıza ekler. Fakat, iş başvurusu ile sisteminize eklenen adaylarınızı diğer manuel yüklenmiş adaylarınızdan kolayca ayırt edebilmeniz için Aday Takip Yazılımında “Kaynak” bilgisi yer almaktadır. Bir aday için Kaynak Bilgisi, “İş İlanı” veya “Manuel” olabilir.

İş Sürekliliğinin Anahtarı

Günümüz iş dünyasında, yetenekleri etkili bir şekilde çekmek ve işe alım süreçlerini optimize etmek için aday takip sistemleri (ATS) yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Ancak, bu sistemlerin başarılı bir şekilde çalışabilmesi için doğru teknik destek sağlanması kritik önem taşır.

Aday Takip Yazılımı Nedir ve Neden Önemlidir?

Aday takip sistemleri (ATS), işe alım süreçlerini dijitalleştiren ve otomatize eden yazılımlardır. Bu sistemler, başvuruları yönetmek, adayları izlemek, mülakatları düzenlemek ve işe alım süreçlerini koordine etmek için kullanılır. Aday Takip Sisteminin kullanımı, işverenlere zaman tasarrufu sağlar ve en uygun adayları bulmalarına yardımcı olur. Ancak, bu sistemin etkin bir şekilde çalışabilmesi için güçlü bir teknik destek altyapısına ihtiyaç vardır.

Teknik Destek Neden Bu Kadar Kritik?

İnsan Kaynakları Yazılımı, genellikle büyük miktarda veri içerir ve hassas kişisel bilgileri barındırır. Bu nedenle, sistemde herhangi bir aksaklık veya güvenlik açığı, ciddi sonuçlara yol açabilir. Teknik destek, bu tür sorunların önlenmesine yardımcı olmanın yanı sıra, sorunlar ortaya çıktığında hızlı bir şekilde çözüm sağlamakla sorumludur. İş sürekliliği ve güvenlik, organizasyonların başarısı için kritik unsurlardır ve bu noktada teknik destek devreye girer.

Hızlı Sorun Giderme

Herhangi bir teknik sistemde olduğu gibi, Aday Takip Sistemini kullanan şirketler de zaman içinde çeşitli sorunlarla karşılaşabilir. Bu sorunlar, sistemdeki bir hata, kullanıcı sorunu veya güvenlik açığı olabilir. Teknik destek, kullanıcıların bu sorunlara hızlı ve etkili bir şekilde müdahale etmelerine yardımcı olmalıdır. Hızlı sorun giderme, iş sürekliliği için temel bir adımdır ve organizasyonların güçlü bir rekabet avantajı elde etmelerine olanak tanır.

Güvenlik Güncellemeleri

Aday Takip Yazılımı, kişisel ve profesyonel bilgilerin yanı sıra, genellikle iş süreçleri ve stratejik planlamaların da bulunduğu kritik verileri içerir. Bu nedenle, sistem sürekli olarak güncellenmeli ve güvenlik açıkları kapatılmalıdır. Teknik destek, güvenlik güncellemelerini düzenli bir şekilde sağlamalı ve gerekirse acil durum müdahaleleri yapabilmelidir. Bu, sistemdeki verilerin güvenliğini sağlamanın yanı sıra, yasal ve düzenleyici gereksinimlere de uygunluğu temin eder.

Eğitim ve Rehberlik

İnsan Kaynakları Yazılımı, genellikle çeşitli özelliklere sahiptir ve kullanıcılar bu özelliklerin tamamından en iyi şekilde nasıl faydalanacaklarını bilmelidir. Teknik destek, kullanıcılara sistemdeki yeni özellikleri ve güncellemeleri öğretmek, eğitim sağlamak ve rehberlik etmekle sorumludur. Bu, kullanıcıların İnsan Kaynakları Yazılımının potansiyelini tam anlamıyla kullanabilmelerini sağlar ve iş süreçlerini optimize etmelerine yardımcı olur.

Ölçeklenebilir Altyapı

İş dünyası sürekli değişiyor ve büyüyor. İK Yazılımını kullanan bir şirketin ihtiyaçları da zaman içinde değişebilir ve artabilir. Bu nedenle, teknik destek altyapısı ölçeklenebilir olmalıdır. İK Yazılımının sistemdeki kullanıcı sayısı veya veri miktarındaki artışa hızla yanıt verebilmesi, organizasyonun büyüme hedeflerini desteklemesi açısından önemlidir.

İletişim Kanalları

Teknik destek, kullanıcılara farklı iletişim kanalları aracılığıyla ulaşılabilirlik sağlamalıdır. Canlı destek, e-posta, telefon veya web tabanlı iletişim seçenekleri, kullanıcılara sorunlarını iletebilmeleri ve hızlı çözümler alabilmeleri için farklı alternatifler sunar. İyi bir iletişim kanalı, kullanıcı memnuniyetini artırmanın yanı sıra, sorunların daha hızlı bir şekilde çözülmesine de katkıda bulunur.

Stratejik Düşünce

Teknik destek, sadece sistem sorunlarını gidermekle kalmamalı, aynı zamanda şirketin genel iş hedefleriyle de uyumlu olmalıdır. Aday Takip Yazılımının kullanımını arttırarak işe alım süreçlerini iyileştirmek, şirketin yetenekleri çekme ve tutma stratejilerini güçlendirmek ve rekabet avantajını artırmak için teknik destek stratejik bir düşünceyle yönetilmelidir. Aday takip sistemlerinde teknik destek, iş sürekliliğinin temelini oluşturan kritik bir unsurdur. Hızlı sorun giderme, güvenlik güncellemeleri, eğitim ve rehberlik, ölçeklenebilir altyapı ve etkili iletişim kanalları, başarılı bir teknik destek stratejisinin temel taşlarıdır. Organizasyonlar, Aday Takip Yazılımlarını güçlü bir şekilde destekleyerek, en iyi yetenekleri çekmekte ve iş süreçlerini optimize etmekte önemli avantajlar elde edebilirler. Teknik destek, sadece sorun giderme işlevini aşarak, şirketin genel stratejik hedeflerine katkıda bulunan bir ortak olmalıdır. Bu sayede, işe alım süreçleri daha etkili hale gelir, verimlilik artar ve rekabet avantajı elde etmek daha mümkün hale gelir.